Ο κ. Μανώλης Κατσαράκης, μέλος του Δ.Σ. του Πανελληνίου Φαρμακευτικού Συλλόγου και πρόεδρος του Φαρμακευτικού Συλλόγου Χανίων εξηγεί μιλώντας στο DailyPharmaNews ποιο είναι το… μυστικό της επιτυχίας στο θέμα της δημιουργίας του ηλεκτρονικού βιβλίου συνταγών και της ηλεκτρονικής φύλαξης των συνταγών χωρίς υποχρέωση εκτύπωσης ή φωτοτύπησης- και όχι μόνο- που προοιωνίζει και άλλες τέτοιες παρόμοιες επιτυχίες για τους φαρμακοποιούς στο μέλλον.
Από τον Χαράλαμπο Πετρόχειλο
Πρόσφατα ο Πανελλήνιος Φαρμακευτικός Σύλλογος απευθυνόμενος προς τους φαρμακευτικούς συλλόγους της χώρας, τους ενημέρωνε για την ολοκλήρωση της εφαρμογής του Ηλεκτρονικού Βιβλίου Ναρκωτικών από τα προγράμματα διαχείρισης της, τονίζοντας ότι με τον τρόπο αυτό ουσιαστικά ολοκληρώνεται μία προσπάθεια για την επίλυση ενός πάγιου αιτήματος του κλάδου που απελευθερώνει πολύτιμο χρόνο στην καθημερινότητά του που σπαταλιόταν σε γραφειοκρατικά ζητήματα για να αφοσιωθεί στα ουσιαστικά του καθήκοντα ως λειτουργός της υγείας.
Το DailyPharmaNews είχε ήδη αναφερθεί στο θέμα στις 14 Ιουλίου με σχετικό δημοσίευμα (δες εδώ), όταν ύστερα από συνάντηση με πρωτοβουλία του ΠΦΣ, όπου συμμετείχαν εκ μέρους της ΗΔΙΚΑ η κ. Ελπίδα Φωτιάδου, Προϊσταμένη Υποδιεύθυνσης Ειδικών Εφαρμογών η κ. Αντιόπη Πάνου, Προϊσταμένη του Τμήματος Ηλεκτρονικής Συνταγογράφησης, Διεύθυνση Λειτουργίας & Υποστήριξης Εφαρμογών, ο κ. Κωνσταντίνος Μαθιουδάκης, προγραμματιστής καθώς και εκπρόσωποι των εταιρειών των μηχανογραφικών προγραμμάτων φαρμακείου, μετά από έναν εποικοδομητικό διάλογο με θέμα συζήτησης την εφαρμογή του νόμου περί ναρκωτικών αποφασίστηκε ότι τα μηχανογραφικά προγράμματα θα δημιουργήσουν ηλεκτρονικό αρχείο συνταγών ναρκωτικών φαρμάκων (Ηλεκτρονικό Βιβλίο Ναρκωτικών), σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου καθώς και ότι οι χειρόγραφες συνταγές θα καταχωρούνται στο ηλεκτρονικό αρχείο από τον φαρμακοποιό σύμφωνα με τις προδιαγραφές που θα ορίσει το κάθε μηχανογραφικό πρόγραμμα.
Χρειάστηκαν περίπου δύο μήνες για να ολοκληρωθεί η όλη αυτή προσπάθεια και όλες οι εταιρείες που αναπτύσσουν τα προγράμματα διαχείρισης φαρμακείου τα οποία είναι διασυνδεδεμένα με την ΗΔΙΚΑ μέσω API, να ολοκληρώσουν τη δημιουργία της εφαρμογής του «Ηλεκτρονικού Βιβλίου Ναρκωτικών» όπως είναι υποχρεωτικό να τηρείται αναδρομικά από 1.7.2021 βάσει του άρθρου 78 του ν. 4812/2021.
Με την επίτευξη του πάγιου αυτού αιτήματος του ΠΦΣ:
- Δίδεται η δυνατότητα αυτόματης φύλαξης των συνταγών με ηλεκτρονικό τρόπο αφού οι συνταγές είναι διαθέσιμες από την ΗΔΙΚΑ μέσω των μηχανογραφικών προγραμμάτων των φαρμακείων, χωρίς να φωτοτυπούνται ή να επανεκτυπώνονται
- Περιορίζονται τα έξοδα λόγω φωτοτύπισης ή επανεκτύπωσης και αρχειοθέτησης η οποία απαιτούνταν μέχρι τώρα
- Περιορίζεται η γραφειοκρατική διαδικασία σε ενέργειες οι οποίες καθυστερούν την εύρυθμη λειτουργία του φαρμακείου, εφόσον εξοικονομείται πολύτιμος χρόνος με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.
- Δίδεται η δυνατότητα στον φαρμακοποιό να εστιάσει και να επικεντρωθεί σε παραγωγικές διαδικασίες και σε ανάπτυξη δράσεων και υπηρεσιών προς όφελος του φαρμακείου
- Μηδενίζονται τα λάθη στην τήρηση του βιβλίου ναρκωτικών από τις λανθασμένες καταχωρήσεις, τις παραλήψεις και τις διορθώσεις που συνόδευαν τη χειρόγραφη διαδικασία
- Το ηλεκτρονικό βιβλίο είναι πάντα συμπληρωμένο και διαθέσιμο για έλεγχο από οποιοδήποτε μηχανισμό ελέγχου, διατηρώντας αυξημένη αξιοπιστία και διαφάνεια
Σύμφωνα με τον ΠΦΣ συμπεριλήφθηκε η πρόβλεψη για τήρηση διαμορφωμένου αρχείου σε μορφή excel για την καταχώρηση των συνταγών Ναρκωτικών, μόνο για όσα φαρμακεία εκτελούν μέσω ΗΔΙΚΑ (δεν διαθέτουν μηχανογραφικό πρόγραμμα).
Παρά ωστόσο τα παραπάνω πλεονεκτήματα που έτσι κι αλλιώς ήταν θέμα χρόνου να γίνουν κτήμα για όλους τους φαρμακοποιούς, η ουσιαστική είδηση βρίσκεται αλλού σύμφωνα με τα όσα ανέφερε στο DailyPharmaNews το μέλος του Δ.Σ του ΠΦΣ και Πρόεδρος του Φαρμακευτικού Συλλόγου Χανίων κ. Μανώλης Κατσαράκης.
Πίσω λοιπόν από αυτήν την επιτυχία του Πανελλήνιου Φαρμακευτικού Συλλόγου φαίνεται πως βρίσκεται κάτι που μοιάζει σχετικά απλό αλλά που έχει να κάνει με μία φιλοσοφία πλήρους οργάνωσης ακόμη και σε θέματα που μοιάζουν να είναι «λεπτομέρειες» αλλά που τελικά μπορούν να κάνουν τη διαφορά στην προσπάθεια διαρκούς βελτίωσης για την παροχή των καλύτερων δυνατών υπηρεσιών στους φαρμακευτικούς συλλόγους και κατ’ επέκταση σε κάθε φαρμακοποιό.
Για πρώτη φορά λοιπόν, όπως λέει ο κ. Κατσαράκης, δημιουργήθηκε μία βάση δεδομένων με τα emails αλλά και τα κινητά τηλέφωνα των εκπροσώπων των εταιρειών μηχανοργάνωσης, κάτι το οποίο διευκολύνει τη διοίκηση άμεσα να έρχεται σε επαφή με όλους τους εταίρους δηλαδή εκτός των προγραμματιστών, την ΗΔΙΚΑ και την υπηρεσία φαρμάκου του ΕΟΠΥΥ, για τη συζήτηση θεμάτων που τρέχουν στην επικαιρότητα και χρειάζεται στενή συνεργασία για να διευθετηθούν όσο το δυνατό πιο σύντομα, υλοποίηση εφαρμογών που θέλει να αναπτύξει, ζητημάτων που φτάνουν μέσα από την επαφή με τους φαρμακευτικούς συλλόγους και αφορούν κάποια δυσλειτουργία συστήματος που πρέπει να αντιμετωπιστούν.
Μέσα από αυτή τη διευκόλυνση της επαφής όχι μόνο ανταλλάσσονται ιδέες αλλά και προχωρά πιο γρήγορα και αποτελεσματικά η εφαρμογή τους.
Δηλαδή, αναφέρει ο κ. Κατσαράκης, «όταν πει κάποιος –ΠΦΣ, ΗΔΙΚΑ, ΕΟΠΥΥ ή άλλος οργανισμός- ότι “πρέπει να κάνουμε αυτό” προφανώς αναζητούμε άμεσα έναν τρόπο μαζί με τα προγράμματα και έτσι δεν χάνεται πολύτιμος χρόνος. Εμείς θέλαμε όλα τα προγράμματα να προλάβουν χρονικά μέσα σε έναν εύλογο χρόνο να υλοποιήσουν αυτό το οποίο νομοθετήθηκε. Έτσι η επίβλεψη της όλης διαδικασίας και τα πολλά τηλέφωνα που έγιναν προσωπικά σε καθέναν από τους υπεύθυνους ώστε εάν υπάρχουν κάποια προβλήματα, αυτά να επιλυθούν και να δώσουν έναν χρονικό ορίζοντα μέσα στον οποίο θα τελειώσουν, επέτρεψαν να φτάσουμε γρήγορα στο τελικό καλό αποτέλεσμα».
Η δουλειά που έχει γίνει σε αυτό το κομμάτι είναι πολύ σημαντική καθώς δεν αφορά μόνο το βιβλίο ναρκωτικών. «Πέρυσι μετά από ανακοινώσεις δημιουργήθηκε η ανάγκη καταχώρησης των αντιγριπικών εμβολιασμών στο Εθνικό Μητρώο Εμβολιασμών, κάτι που ως Πανελλήνιος έπρεπε να ανταποκριθούμε άμεσα και να δώσουμε λύση» αναφέρει ο κ. Κατσαράκης,. Ωστόσο κάποια προγράμματα αντιμετώπισαν προβλήματα διότι η διαδικασία καταχώρησης είχε επίσης ρύθμιση παραμέτρων που θα επέτρεπαν την καταχώρηση στο Μητρώο ακόμη και των εξαιρέσεων των χειρόγραφων συνταγών. Έτσι αναλάβαμε εμείς ως Πανελλήνιος την πρωτοβουλία, έδωσε εντολή ο πρόεδρος να φύγει email προς όλα τα προγράμματα, έγιναν αρκετές συναντήσεις και η προσπάθεια απέδωσε, φτάσαμε σχετικά γρήγορα στο αποτέλεσμα όλα τα προγράμματα να έχουν διασυνδεθεί και ενσωματώσει τη σχετική εφαρμογή άμεσης πρόσβασης πάνω στην επιφάνεια εργασίας. Αντίστοιχη παρέμβαση χρειάστηκε να κάνουμε και φέτος. Δε αφήσαμε τίποτε έτσι, άντε να γίνει και όπως ή όποτε γίνει».
Το μυστικό της επιτυχίας λοιπόν βρίσκεται στην οργάνωση ενός συστήματος συνεχούς επικοινωνίας που τελικά βοηθά όλες τις πλευρές να λειτουργούν με έναν τρόπο που δεν είναι συνήθης για την ελληνική πραγματικότητα αλλά φέρνει άμεσα και καλά αποτελέσματα.
Μία τρίτη παρέμβαση που έφερε μέχρι στιγμής αυτή η πρωτοβουλία από πλευράς Πανελληνίου Φαρμακευτικού ήταν ότι μέσα από τη συνεργασία με τους προγραμματιστές των εταιρειών προγραμμάτων για φαρμακείο, όταν τέθηκε επιτακτικά το θέμα μέσα στον Αύγουστο να υπάρξει ξεχωριστό τιμολόγιο εκτέλεσης συνταγών για τις ηπαρίνες μετά την απόφαση να εξαιρεθούν από το clawback των εταιρειών. «φυσικά ως Πανελλήνιος Φαρμακευτικός Σύλλογος», όπως λέει ο κ. Κατσαράκης, «στείλαμε έγγραφο ότι αυτό είναι ανέφικτο και εκπροσωπήσαμε τότε τις εταιρείες των προγραμμάτων αντιλαμβανόμενοι την αδυναμία τους να βγάλουν τιμολόγιο. Και έτσι πήραμε παράταση, κάτι που προφανώς μας γλίτωσε από προβλήματα. Και εκεί λοιπόν έπαιξε ρόλο αυτός ο συντονισμός που προώθησε ο Πανελλήνιος που μας βοήθησε να έχουμε μία καλή εικόνα για το ήταν ή όχι εφικτό να γίνει».
Πάντως ο κ. Κατσαράκης εκφράζει τη βεβαιότητα ότι η πρωτοβουλία του Πανελληνίου να προχωρήσει στην καταγραφή των προγραμματιστών όλων των προγραμμάτων διαχείρισης φαρμακείου και η συστηματική πλέον επικοινωνία μαζί τους θα αποτελέσει μία σταθερή βάση που θα φέρει ανάλογες επιτυχίες. «Νομίζω ότι θα είναι διαρκή τα θετικά αποτελέσματα γιατί ουσιαστικά καταφέραμε κάτι να περνάει παράλληλα σε όλα τα προγράμματα και όχι μόνο σε ένα και μάλιστα να περνά περίπου ταυτόχρονα σε όλους ώστε να επιλύονται προβλήματα ή απορίες που κάποιοι ενδεχομένως αντιμετωπίζουν, ζητώντας την επίλυσή τους στην πηγή και αυτό είναι κάτι που θα το βρίσκουμε μπροστά μας και θα το έχουμε ως όφελος για τους φαρμακοποιούς».
