Γράφει η Άννα Λύγουρη, Πρόεδρος Συνδέσμου Επιχειρήσεων Παγίων & Αποθεμάτων Ελλάδος
Η απογραφή αποθεμάτων και παγίων δεν αποτελεί μια διαδικασία ρουτίνας, αλλά ένα κρίσιμο εργαλείο της διοίκησης της επιχείρησης για αποτελεσματική επιχειρησιακή διακυβέρνηση και στρατηγικό σχεδιασμό. Ειδικότερα σε οργανισμούς υγείας, η πλήρης και αξιόπιστη καταγραφή τους, είναι θεμελιώδης για τη βιώσιμη λειτουργία, την εξοικονόμηση πόρων και την απρόσκοπτη παροχή ποιοτικών υπηρεσιών.
Η σημασία της απογραφής παραμένει κρίσιμη τόσο σε περιόδους ομαλής λειτουργίας όσο και σε καταστάσεις κρίσης. Όταν εφαρμόζεται με συνέπεια, συμβάλλει στη μείωση κόστους, την αποφυγή αχρείαστων δαπανών και τον εντοπισμό ανεκμετάλλευτων παγίων ή μη λειτουργικού εξοπλισμού. Η απουσία έγκυρων δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις ή ανεπαρκή διαχείριση, θέτοντας σε κίνδυνο την ποιότητα της περίθαλψης και κατ’ επέκταση τον ίδιο τον ασθενή.
Αντιπροσωπευτικό παράδειγμα έκτακτης ανάγκης που ανέδειξε την αναγκαιότητα ύπαρξης αξιόπιστων – πραγματικών δεδομένων αποτέλεσε η πανδημία COVID-19, η οποία αποκάλυψε τις σοβαρές αδυναμίες που προκύπτουν όταν η απογραφή παραμελείται ή εφαρμόζεται πλημμελώς. Οι υγειονομικές μονάδες κλήθηκαν να ανταποκριθούν σε εκθετικά αυξανόμενες απαιτήσεις, χωρίς, στις περισσότερες περιπτώσεις, να διαθέτουν σαφή εικόνα των αποθεμάτων και της κατάστασης του εξοπλισμού τους. Η πρακτική κατάρτισης προϋπολογισμών βάσει ιστορικών δεδομένων που ακολουθείτο έως τότε, απέτυχε να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις ενός απρόβλεπτου φαινομένου, οδηγώντας σε πυροσβεστικές και ανεπαρκείς επιλογές.
Ωστόσο, η διαφοροποίηση των αναγκών σε υλικά, αναλώσιμα και πάγιο εξοπλισμό δεν περιορίζεται μόνο σε συνθήκες κρίσης. Η ρουτίνα της καθημερινής λειτουργίας καθώς και οι εφημερίες κέντρων υγείας και νοσοκομείων, που χαρακτηρίζονται από υψηλή ροή ασθενών και αυξημένη κατανάλωση φαρμακευτικού και αναλώσιμου υλικού, καθιστούν ακόμα πιο δύσκολο τον προγραμματισμό κάλυψης των αναγκών. Η έλλειψη επικαιροποιημένων δεδομένων, ενδέχεται να οδηγήσει είτε σε αιφνίδιες ελλείψεις, είτε σε υπερσυσσώρευση πόρων, με αρνητικό αντίκτυπο στην ποιότητα φροντίδας των ασθενών και δυσμενείς οικονομικές επιπτώσεις για τον ίδιο τον οργανισμό.
Σε αυτό ακριβώς το πλαίσιο η απογραφή αποκτά στρατηγική διάσταση. Δεν είναι απλώς μια ακόμα διαδικασία, αλλά απαραίτητη προϋπόθεση για χρηστή διοίκηση και βιώσιμη ανάπτυξη. Και καθοριστικό ρόλο μπορεί να επιτελέσει μόνο όταν είναι πλήρης, συστηματική και μεθοδολογικά τεκμηριωμένη. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί όταν την αναλαμβάνουν εξειδικευμένοι και πιστοποιημένοι πάροχοι υπηρεσιών απογραφής, οι οποίοι διαθέτουν την απαραίτητη εμπειρία, την κατάλληλη τεχνογνωσία και προηγμένα τεχνολογικά εργαλεία για την συλλογή και καταγραφή δεδομένων. Οι πιστοποιημένοι πάροχοι διασφαλίζουν την αμεροληψία, την αξιοπιστία, την αντικειμενικότητα, την ταχύτητα και την ικανότητα αποτύπωσης ακόμη και των πιο σύνθετων περιπτώσεων, χωρίς κυρίως να παρεμποδίζεται η καθημερινή δραστηριότητα, να επηρεάζεται η ροή εργασιών του οργανισμού και χωρίς επίσης να επιβαρύνεται το διοικητικό ή και το νοσηλευτικό προσωπικό.
Οι εξιδεικευμένοι πάροχοι υπηρεσιών απογραφής, μέσω των σύγχρονων ψηφιακών πλατφορμών και φορητών συσκευών σάρωσης τελευταίας τεχνολογίας που διαθέτουν, είναι σε θέση να καταγράψουν σε πραγματικό χρόνο, να αυτοματοποιήσουν την καταχώριση δεδομένων και να παράξουν στατιστικούς δείκτες που θα αποτελέσουν την βάση για την διοικητική λήψη αποφάσεων. Ταυτόχρονα, οι υγειονομικές μονάδες αποκτούν την δυνατότητα πρόσβασης σε αξιόπιστα, έγκυρα και αμερόληπτα δεδομένα, πολύτιμα για τον εσωτερικό έλεγχο, τον στρατηγικό σχεδιασμό, την κοστολόγηση και τη διαφάνεια, χωρίς να απαιτείται η κοστοβόρα επένδυση σε ίδια τεχνολογικά μέσα και ανθρώπινο δυναμικό.
Ως Σύνδεσμος Επιχειρήσεων Ελέγχου Παγίων και Αποθεμάτων Ελλάδος (ΣΕΠΑΕ), επιδιώκουμε να αναδείξουμε την εμπεριστατωμένη απογραφή ως προφανή αναγκαιότητα για τις επιχειρήσεις, ως μια κρίσιμη και ζωτικής σημασίας εξειδικευμένη διαδικασία, που για να αποδώσει δεν μπορεί να διεκπεραιώνεται “παρεμπιπτόντως” με την παράπλευρη “αγγαρεία” εργαζομένων που έχουν άλλο αντικείμενο εργασίας, όπως λανθασμένα πολύ συχνά συμβαίνει. Η απογραφή είναι μια εξειδικευμένη και ενίοτε “ευαίσθητη” διαδικασία που απαιτεί γνώση, εμπειρία, αμεροληψία και ταχύτητα και αποτελεί στρατηγική επένδυση για την διακυβέρνηση, την αποδοτικότητα και την βιώσιμη ανάπτυξη κάθε επιχείρησης και οργανισμού. Ειδικότερα στον κλάδο της υγείας, όπου κάθε καθυστέρηση μπορεί να κοστίσει, η απογραφή αποτελεί κρίσιμο κρίκο σε μια αλυσίδα ευθύνης για την προστασία της ανθρώπινης ζωής, που δεν επιτρέπεται να σπάσει.